Durante los meses graves de la pandemia, muchas empresas han tenido que forzar su proceso de digitalización para hacer frente a una nueva realidad en la que muchos hemos tenido que teletrabajar, administrar y gestionar diferentes aspectos de nuestros día a día, incluso comunicarnos y planificar un equipo desde nuestros hogares. Todos estos aspectos hemos podido superarlos gracias a la innovación tecnológica y todas las herramientas digitales que hemos podido utilizar al realizar teletrabajo; aplicaciones para videoconferencias, VPN’s, etc.
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Aspectos principales que hemos de tener en cuenta en la vuelta a las oficinas
Meses después del confinamiento a causa del COVID-19, las compañías, incluso aquellas que han optado por el teletrabajo durante estos meses, están volviendo a una nueva rutina de oficina. La vuelta no está siendo tan simple, ya que hemos de tener presente varios aspectos:
- Higiene. Debido al factor contagioso del virus, la recomendación que se aplica es evitar contacto de zonas comunes, como por ejemplo las puertas de acceso, interruptores, termostatos, etc.
- Ocupación. El problema del diatanciamiento entre personas conlleva que, en muchos casos, se deba de reducir el número de personas que acudan a las oficinas por falta de espacio.
- Organización. Debido a la fluctuación en la asistencia de los empleados a las oficinas, y la actual medida de teletrabajo, no sólo solo a nivel administrativo es conveniente llevar un control, sino también como ayuda a los diferentes departamentos, y la gestión interna de la empresa. Esto nos lleva a la nueva ley de trabajo a distancia que está preparando el Gobierno de España, creada para regular toda la actividad que se realiza por teletrabajo. El borrador estará sujeto a modificaciones hasta el día 7 de julio. En dicho documento se determinarán los límites del trabajo a realizar, así como el acuerdo de negociación entre la empresa y el trabajador en cuanto a la flexibilidad del horario y las franjas de disponibilidad del empleado.
¿Cómo dar solución a esta situación?
El COVID-19 cogió por sorpresa a muchas empresas que no disponían de una infraestructura y un método organizaciona digital y actualizado. A pesar de ello, esta situación a impulsado el proceso de transformación de todas aquellas empresas que aún no habían decidido dar el paso, o que estaban en los primeros estadios de cambio.
- Convierte tu oficina en una smart office. Gracias a los sistemas de control de accesos podremos controlar el flujo de empleados, a la par de evitar todo tipo de aperturas de puertas, gracias a la utilización de sistemas de reconocimienyo facial, ocular, o por chip. Por otro lado, tanto la iluminación como la temperatura son aspectos que se pueden controlar digitalmente y sin necesidad de que los empleados deban de hacerlo ellos mismos.
- Utiliza herramientas HCM. Más allá de las funciones meramente administrativas –nóminas digitales, registro de jornadas, imputación de gastos, etc–, un HCM nos ayudará a conocer el desempeño de funciones de nuestra plantilla, las horas dedicadas a los diferentes proyectos, y el cómputo global de horas trabajadas.
- Sigue implantando aplicaciones digitales. La utilización de herramientas de comunicación de equipos y departamentos deberá seguir en uso, puesto que, en muchas ocasiones el aforo de las oficinas será limitado, y parte del equipo estará teletrabajando. Por ello es importante no dejar de lado cualquier sistema de videoconferencia, chat, gestor de proyectos, etc.
Una situación que nos ha hecho mejorar a la fuerza
La situación en la que nos hemos encontrado ha hecho ver el potencial de la tecnología y el desarollo de todo tipo de herramientas digitales, que han hecho posible que muchas compañías pudiesen seguir con su cometido a pesar del confinamiento.
Como sabemos, son múltiples los beneficios de la transformación digital y de contar con un software para teletrabajo ¿Está tu empresa digitalizada?
