Método Kaizen y Pomodoro: cómo aumentar la productividad de tus equipos

Si algo tienen en común las organizaciones líderes de diferentes sectores, es la búsqueda de métodos que aumenten la productividad de sus equipos, por lo que llevan años realizando grandes esfuerzos para identificar, implementar y optimizar  procesos de mejora continua efectivos.

En este artículo te explicamos dos de los métodos más utilizados, para que puedas ponerlos en práctica en tus equipos aprovechando los procesos que ya han verificado los grandes líderes.

La filosofía Kaizen se basa  en la idea de que pequeñas acciones desempeñadas de forma natural y continua pueden ayudarnos a alcanzar grandes objetivos, una gestión de calidad y una filosofía de progreso continuo.

Empresas como Toyota, Honda y Sony trabajan con esta estrategia de mejora continua como garantía de calidad.

Por otro lado, el objetivo de la filosofía Pomodoro pasa por mejorar la productividad laboral estimulando la capacidad de concentración y mejorando la administración del tiempo que se dedica a cada actividad.

Estas dos metodologías, se pueden llevar a cabo trabajando con un software de gestión de proyectos donde no solo mejorará la productividad de la empresa, también, su calidad empresarial.

A continuación, te explicamos  ambos métodos y cómo puedes aplicarlos para mejorar tu negocio de forma continua y  aumentar la motivación de tus trabajadores.

¿Qué es el Método Kaizen?

El significado de Kaizen, como término, es la unión de dos palabras japonesas “Kai” y “Zen”, en español “cambio” y “mejor”. Esto hace referencia al proceso de mejora continua en el que se basa su filosofía.

Kaizen es una metodología que, puede ser aplicada en cualquier ámbito de nuestras vidas. Concretamente, en el ámbito laboral, se caracteriza por construir una cultura donde se da participación a todos los trabajadores de una empresa. Kaizen, es la búsqueda de la mejora continua de todas las personas.

De este modo, la metodología Kaizen retoma las técnicas del Control de Calidad diseñadas por Edgard Deming, y a su vez, incorpora la idea de que nuestra forma de vivir requiere ser perfeccionada de manera constante.

Kaizen es un método que se originó en Japón, después de la II Guerra Mundial, como respuesta a una gran crisis económica y social que sacudía al país. La metodología japonesa buscaba competir con empresas americanas y europeas, utilizando la estadística para la comprobación de calidad de desarrollo de los procesos.

Así, el método Kaizen se aplica de forma diaria para la mejora continua, donde se busca el perfeccionamiento en todas las fases “todo lo que hagas puedes perfeccionarlo”.

Filosofía Kaizen

La filosfía Kaizen se basa en hacer una serie de acciones sencillas donde todos los trabajadores de una empresa participan para así, poder entre todos, detectar los problemas que puedan ir surgiendo a lo largo del camino.

Cada uno de los procesos empresariales, se revisan para poder optimizarlos. La idea de las filosofía Kaizen es que varios pequeños cambios de forma continua ofrecen mejores resultados que un único gran cambio.

Las cinco “s” del método Kaizen

Las 5 “s” del método Kaizen definen las etapas para implementar la filosofía Kaizen:

  1. Seiri – Clasificación, diferenciar entre lo que es necesario y lo que no es
  2. Seiton – Orden, significa organizar lo provechoso, todo aquello que sea necesario.
  3. Seiso – Limpieza, se basa en conocer todos los procesos de organización para que cualquier problema que pueda surgir sea identificado y se pueda solucionar.
  4. Seiketzu – Normalización, para destacar frente a la competencia se debe contar con las mejores herramientas y trabajadores
  5. Sheitzuke – Disciplina, mantener un compromiso de mejora continua

¿Para qué sirve el Método Kaizen?

El método Kaizen tiene el objetivo de mejorar desde la dirección hasta la base de la plantilla, donde parte de lo más básico y de ahí llega a proporcionar a las empresas importantes beneficios, como son, la mejora de productividad, la reducción de los tiempos, etc.

Con la metodología Kaizen se consiguen objetivos de productividad importantes a través del compromiso de todas las áreas de negocio  que llevan a cabo de forma organiza y constante pequeñas acciones.
El método Kaizen enfatiza en los esfuerzos humanos, en el estado de ánimo de las personas, su comunicación, el trabajo en equipo y el compromiso con la mejora continua, desde una perspectiva de sentido común y bajo  coste.

Por ello, la gerencia de los equipos, debe conocer conceptos y sistemas básicos para ejecutar la metodología Kaizen. Sus dos funciones más importantes son el mantenimiento y el mejoramiento:

El mantenimiento alude a las actividades encaminadas a mantener los estándares tecnológicos, de dirección y operaciones actuales, a través del entrenamiento y la disciplina. La gerencia es quien realiza, bajo su función de mantenimiento, sus tareas asignadas, de forma que todo el equipo pueda continuar el Procedimiento Operacional Estándar (SOP – Standard Operating Procedure)

A su vez, el mejoramiento son las actividades orientadas a alzar los actuales estándares. Así, la mirada japonesa queda simplificada a un orden: “mantener y mejorar estándares”

La siguiente imagen muestra cómo el mejoramiento puede catalogarse como Kaizen o innovación:

Como hemos citado anteriormente, Kaizen significa mejoras a través del tiempo como resultado de continuos esfuerzos.

A menudo, la fascinación por las tecnologías, puede llevar a las compañías a ser impacientes y a no centrarse en los beneficios que puede aportarles el método Kaizen a largo plazo.

Además, Kaizen también se centra en los esfuerzos de las personas, su estado de ánimo, su comunicación, el trabajo en equipo, el compromiso de la organización, y la autodisciplina.

Cómo se aplica Kaizen en una empresa

Para empezar a implementar la metodología Kaizen y que esta te ayude a mejorar los procesos de tu empresa, es de gran ayuda recabar toda la información posible sobre tu negocio, para así, poder identificar los errores y optimizar los recursos de los que dispones de la forma más eficiente.

Pasos para aplicar el método Kaizen:

  1. Definir el problema
  2. Estudiar la situación actual
  3. Examinar las causas potenciales
  4. Aplicar la solución
  5. Chequear los resultados
  6. Normalizar la mejora

Kaizen es una forma de vivir con el objetivo de avanzar y mejorar en cualquier área a la que nos enfrentemos.

Ciclo PDCA 

El Ciclo PDCA es una de las principales formas en las que trabaja el método Kaizen (Plan, Do, Check y Act: planificar, hacer, comprobar y actuar) La metodología Kaizen se basa en no estar satisfecho con el status quo. Por ello, hay que seguir una serie de fases en todo el proceso de trabajo:

¿Qué quiere decir? Si en una empresa los trabajadores prefieren el status quo y no aportan iniciativas de cambio para mejorar la situación y avanzar, la gerencia de la compañía tiene que hacerlo implantando metas desafiantes.

Ventajas del Método Kaizen

  • Reduce el trabajo innecesario
  • Impulsa los valores personales y laborales
  • Crea hábitos constructivos
  • Mejora el compromiso y la eficiencia
  • Estimula a conseguir metas
  • Reduce los costes
  • Aumenta la motivación
  • Aglomera conocimientos y experiencias
  • Eleva el estado de ánimo de los empleados

Empresas que utilizan el método Kaizen

Empresas como Toyota, Honda y Sony trabajan con la estrategia de la mejora continua como referente de calidad. Veamos como lo ha implementado cada una:

El método Kaizen de Toyota

“Siempre mejor” La empresa de automoción fabrica sus vehículos de una forma rápida y eficiente, según la demanda de sus consumidores, con el fin de entregarlos lo más pronto posible.

Esta forma de trabajo en que la producción está basada en función de los pedidos de los clientes, se conoce como Kanban, una de las aplicaciones más conocidas del método Kaizen.

El método Kaizen de Honda

Honda, al igual que Toyota, es considerada tecnología y calidad. La empresa aplica el método Kaizen a través de sus “New Honda Circles” (Círculos de Calidad Honda)

Esta forma de trabajo consiste en realizar 5 grandes grupos de trabajo anuales con la meta de reconocer un problema y determinar un proyecto para solucionar el mismo. 

El método Kaizen de Sony

La empresa multinacional japonesa Sony trabaja bajo la premisa “cero defectos” aplicando el método Kaizen de mejora continua desde 1980.

Su objetivo es no desperdiciar el tiempo ni la manera de ejecutar ninguno de sus procesos durante el camino, sin errores.

¿Qué es la técnica Pomodoro?

El método Pomodoro es una manera de administrar el tiempo de trabajo para conseguir ser más productivo.

Esta técnica fue inventada en los años 80 por Francesco Cirillo, cuando en la universidad se dio cuenta que quería aumentar su productividad durante sus horas de trabajo y estudio, y para ello, debía administrar de una forma eficiente, el tiempo que dedicaba a cada una de sus tareas.

Su nombre “pomodoro” (tomate en italiano) viene de un reloj de cocina con forma de tomate que tenía Cirillo. Este reloj, le ayudaba a gestionar su tiempo, dividiendo el día en sesiones de 25 minutos, con descansos de cinco minutos entre cada una de ellas. Cirillo programaba sus descansos.

La técnica pomodoro es una metodología de gestión del tiempo que ayuda a que obtengas una mayor productividad, administrando el tiempo de forma eficiente, en fragmentos, donde se intenta realizar tantas tareas como sean disponibles en la menor brevedad de tiempo y sin interrupciones.

¿Cómo funciona la metodología Pomodoro?

El método pomodoro divide el tiempo en periodos de 25 minutos, separado por pausas de 5 minutos de descanso.

Si hablamos de un modo práctico, dividimos la técnica en 5 pasos:

  1. El primero paso consiste en decidir las tareas que se van a realizar en un periodo de tiempo
  2. Una vez decididas las tareas, se programa el pomodoro: 25 minutos.
  3. Durante esos 25 minutos trabajamos sin distracciones, de forma intensa (Hasta que suena la alarma) Una vez suena la alarma marcamos con una X que ya se ha cumplido el pomodoro.
  4. Tras el pomodoro se descansa durante 5 minutos.
  5. Ya podemos iniciar de nuevo el proceso.

Una vez se realizan los 4 pomodoros se puede hacer una pausa más larga de entre 20 y 30 minutos.

3 aplicaciones gratuitas para usar la técnica Pomodoro

Focus Booster

Si eres autónomo y trabajas con varios clientes esta herramienta puede ser de gran utilidad. Esta herramienta presenta un temporizador pomodoro con sus tiempos de pausa. Puedes seleccionar tareas y atribuirles un tiempo.

PomoDoneApp

Una peculiaridad de esta app es que cuenta con una administración de tareas para terceros. También admite integraciones con herramientas de organización de tareas como es Trello.

KanbanFlow

Esta app combina la metodología Kanban y Pomodoro. Ya que cuenta con un tablero de tareas y un temporizador incorporado. Además ofrece estadísticas sobre tu productividad y te pregunta cuales han sido las causas de tus interrupciones.

Poner en práctica ambas metodologías, tanto la Kaizen como la Pomodoro, y adecuarse a ellas, puede llevar un tiempo. Ya que debemos romper con nuestros hábitos.

Para conseguirlo de una forma más eficaz y sencilla, es importante, contar con herramientas que nos ayuden a poder llevar a cabo estas metodologías y así lograr una mejora continua, junto con una buena gestión del tiempo.

Estas herramientas consiguen que nos adaptemos más fácilmente a estos nuevos hábitos de trabajo y que mejore, de forma considerable, la productividad de nuestros empleados y así, de nuestra empresa.  

Herramientas para mejorar la productividad de tus empleados

Hoy en día, es importante mantener en las organizaciones un clima permanente de interés entre los trabajadores, para mejorar resultados. Donde todos los miembros de un equipo trabajen unidos y gestionen su tiempo de la forma más efectiva.

Por ello, contar con una herramienta dónde podamos combinar ambas metodologías para poder aplicarlas en nuestro día a día, desde cualquier lugar, es de gran ayuda.

Con un software de gestión de proyectos puedes crear proyectos y asignar tareas a tus empleados, además, tienes un registro de a qué dedican tus empleado su tiempo, donde puedes obtener información sobre el avance de los proyectos y definir objetivos. Además, también puedes ver en tiempo real en qué tarea está trabajando.

El uso de esta herramienta de software, permite a las empresas ser más productivas y ofrecer un producto de mayor calidad a sus clientes, además de la capacitación y mejora de sus empleados, ya que son elementos esenciales para lograr los objetivos.

¿Estás preparado para implementar la mejora continua?

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