¿Qué son las facturas electrónicas?
Teniendo presente nuestro contexto actual, digitalizar documentos es algo primordial para muchas empresas e instituciones. Existe un cambio de paradigma en cuanto al uso del papel y las gestiones que se llevaban a cabo de manera análoga, presencial o manual. Actualmente, la premisa que sustenta este cambio es la digitalización e informatización, tanto de de los trámites, como de los documentos necesarios. La emisión de facturas y su recepción está sufriendo este cambio, y con el paso del tiempo es más común el hecho de eliminar el papel para este tipo de transacciones.
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Factura digital y factura electrónica
Cuando hablamos de una factura que se ha digitalizado se ha de tener en cuenta la terminología que se utiliza para referirse a dicho documento, ya que existen diferencias que afectan en términos legales. Básicamente diferenciaríamos entre:
- Factura digital. Es aquel documento resultante de la digitalización de una factura que se ha emitido previamente en papel. Normalmente suelen estar en formato PDF o incluso como imágenes. Carecen de validez legal frente a la Agencia Tributaria, por tanto, si una empresa o particular desea informatizarla, tendrá que pasar por un software digitalizador homologado.
- Factura electrónica. Es una factura que se emite directamente en formato digital, enviada a través de algún método telemático −correo electrónico, web service, ftp, etc−. A diferencia de las anteriores, las facturas electrónicas sí tienen validez legal, y no necesitan de soporte físico para la realización de trámites. Los estándares para la formalización de una factura electrónica están detallados en el Real Decreto 1619/2012 del 30 de noviembre. Es aquí dónde podemos encontrar todos los aspectos relacionados con la expedición de facturas −tipos, plazos, conservación, duplicados, contenido, etc− y también toda la información necesaria en relación al soporte digital de dichas facturas.
La propia Unión Europea ha querido impulsar la utilización de las facturas electrónicas, estableciendo un formato único que simplifique y agilice las transacciones llevadas a cabo. A dicho formato se le acuña el nombre de facturae, el utilizado también como estándar por la Agencia Tributaria. Este formato incluye diferentes bloques de información −cabecera, emisor, receptor, factura, extensiones y firma electrónica−, en los que están incluidos todos los detalles de la transacción.
Y.. ¿qué ventajas tiene el uso de la factura electrónica?
Con la utilización de facturas electrónicas −tanto si somos el emisor, como el receptor− generamos unos beneficios tanto para empresas como particulares. Es por esta razón que en los últimos años se ha impulsado y respaldado el uso del soporte digital. A continuación enumeramos algunos de estos beneficios.
- Ahorro en costes a causa de la automatización de procesos
- Reducción de los tiempos de gestión
- Mejora en la eficiencia por la logística digital empleada
- Reducción de costes en términos de papel
- Mayor agilidad en la gestión de las transacciones
- Mayor seguridad que la factura en soporte papel en términos de falsificaciones
- Liberación del espacio físico gracias a la eliminación del papel
- Mecanización de la administración/contabilidad
- Posible integración con software de terceros −propio de la empresa, por ejemplo−
Otros aspectos..
Se utilice un soporte u otro, las facturas han de garantizar su legibilidad, integridad y autenticidad. El destinatario debe de conservar las facturas que ha recibido en el formato y soporte original en el que han sido remitidas. En caso de necesitar la conversión de factura convencional a electrónica, deberán seguirse las pautas fijadas en el Real Decreto 1619/2012 del 30 de noviembre −antiguamente en los artículos 7 y 8 de la Orden EHA/962/2007, del Real Decreto 1496/2003 del 28 de noviembre−.
