Si estas leyendo estas líneas es porque estás interesado en las herramientas de gestión de proyectos para mejorar los procesos internos de tu empresa. Puede que estés planteándote decirle adiós al Excel para darle paso a la transformación digital o que estés buscando una solución mejorada de software de gestión de proyectos. Sea cual sea la razón, encontrar un gestor de proyectos que se adapte a todas tus necesidades puede ser la forma de crecer y de cumplir con los objetivos que se marcan cada año.
La finalidad de toda empresa es mejorar su productividad y competitividad, y aquellas que no marcan sus objetivos y no evolucionan a lo largo del tiempo, tienen más probabilidades de ser absorbidas por sus competidores.
Adaptarnos a un software de gestión de proyectos nos ayuda a mejorar la eficiencia de los recursos de nuestra empresa, a reducir costes y a adelantarnos a las posibles demandas del mercado.
Muchas empresas ya están mejorando su programa de gestión de proyectos, ya que, crecer de la mano de una herramienta de gestión de proyectos nos beneficia a la hora de gestionar correctamente el volumen de las necesidades de nuestro negocio.
Por tanto, mejorar la gestión de proyectos y tareas en todas las áreas de nuestra empresa, nos ayuda a tomar mejores decisiones en cada momento.
Quizás, implementar una nueva tecnología en nuestra empresa para la implementación de todos nuestros proyectos puede asustarnos, pero recordemos que existe software de gestión de proyectos desarrollado por personas que han estudiado y trabajado específicamente en ponerle solución a todas las casuísticas posibles que puedan facilitar el día a día de un gestor de proyectos o Project manager.
Vencer la resistencia al cambio e identificar nuestras necesidades para mejorarlas, hace que ya estemos listos para implementar un software de gestión de proyectos que perfeccione nuestras funcionalidades. Cuanto más abiertos estemos al cambio, más ventajas podremos disfrutar.
Table of Contents
- ¿Quién es y qué hace el gestor de proyectos de una empresa?
- ¿Qué es un software de gestión de proyectos?
- Por qué es tan importante una buena gestión de proyectos para alcanzar los objetivos
- Sistema de gestión por objetivos = Gestión de proyectos o ¿Gestión de proyectos y tareas?
- Herramientas de gestión de proyectos
- Cómo influye utilizar un software de gestión de proyectos, o no, a alcanzar los objetivos de tu empresa
¿Quién es y qué hace el gestor de proyectos de una empresa?
Un proyecto podemos definirlo como un esfuerzo temporal que tiene un alcance concreto. Por lo tanto, la gestión de proyectos en las empresas nos aporta un camino al éxito.
Para ello, contar con un gestor de proyectos que se encargue de crear de principio a fin el plan, aporta grandes beneficios.
Desde mediar con el cliente ante cualquier problema que pueda surgir, hasta anticipar y resolver las dificultades que aparecen en el camino de la gestión de proyectos, así, como también, saber priorizar las tareas más importantes para organizar a su equipo y continuar con el rumbo adecuado.
El objetivo de un gestor de proyectos o Project Manager consiste en asegurarse que el proyecto se lleva a cabo cumpliendo plazos, presupuestos y gestionando todas las fases del mismo.
Hay que tener en cuenta que ejecutar una gestión de proyectos sin una buena organización, o sin un buen gestor, en la mayoría de ocasiones no daría buenos resultados ya que las partes implicadas podrían perderse en el camino.
¿Qué es un software de gestión de proyectos?
La gestión de proyectos en ingeniería software, es una herramienta de administración de proyectos, diferente a la tradicional.
Cuando trabajamos con una herramienta de gestión de proyectos, lo hacemos a través de metodologías ágiles, para poder seguir el ritmo cada vez más rápido de los negocios y de las exigencias de los clientes.
En el momento que utilizamos esta herramienta para seguimiento de proyectos de colaboración interna, es importante que todos los participantes sepan cuales son tus tareas y que el principal responsable, el gestor de proyectos, pueda delegar con total confianza.
Todo esto se organiza para que sea clarificado y así evitar errores. Por ello, es fundamental contar con un calendario temporal, donde se muestre esa evolución.
Así, a través de un software de gestión de proyectos, podemos dar orden a esa realidad, ya que nos permite la centralización de todas las cuestiones en el mismo punto operativo.
Poder anticiparnos a lo que puede venir es la clave del software de administración de proyectos y contar con un software de evaluación de proyectos, nos permite hacer cambios en el proceso.
Esta flexibilidad es importante ya que predecir la realidad desde el principio hasta el final suele ser imposible. Si la empresa trabaja con un software de gestión de proyectos,puede incrementar el nivel de influencia en la toma de las decisiones.
Por qué es tan importante una buena gestión de proyectos para alcanzar los objetivos
La gestión de proyectos presenta dificultades y si distribuimos el trabajo en diferentes herramientas, podemos perder de vista todas las piezas del proyecto y, de este modo, retrasar los objetivos.
En cambio, si trabajamos con un software para el seguimiento de proyectos, agilizamos el proceso, ya que nos facilita la comunicación y el cumplimiento de fechas de entrega.
⋅ Mejor colaboración
⋅ Comunicación de equipo en sintonía
⋅ Cumplir plazos estableciendo llegando a objetivos
Los objetivos del proyecto se expresan según lo que se quiere lograr, en un momento determinado. Durante el proyecto, odemos encontrar diferentes objetivos, que cuando se superan llegamos a su fin, y podemos pasar a platearnos nuevos objetivos.
Es fundamental que cualquier proyecto tenga objetivos y metas muy bien definidas, que estas sean medibles y lo más importante, que sean alcanzables.
Sistema de gestión por objetivos = Gestión de proyectos o ¿Gestión de proyectos y tareas?
Todo proyecto tiene un punto de inicio y otro de fin de proyecto, donde se deben cumplir objetivos para alcanzar ese fin.
Tener bien definido este sistema de gestión por objetivos, nos ayuda a tener una base solida, que nos lleva a trabajar de forma más eficiente y aumenta las probabilidades de alcanzar el éxito.
⋅ Intentar no cambiar el plan, hasta que sea necesario hacerlo, para alcanzar el objetivo.
⋅ Ser organizados y fomentar la organización.
⋅ Ser productivos a través de una delegación.
⋅ Establecer una relación con el equipo, conociéndolo y ayudándonos entre todos.
⋅ Desglosar el plan por tareas para que cada uno tenga claro cuales son.
Herramientas de gestión de proyectos
Gestionar multitud de tareas, adaptando nuestro tiempo y planificando el trabajo ordenándolo por objetivos y estrategias para asegurarnos que se van cumpliendo, sería difícil de forma mental, ya que, tener la visión completa en nuestra cabeza, no es algo sencillo.
La revolución digital ha generado herramientas que han sustituido al papel y a las pizarras clásicas. Estas nuevas herramientas de gestión de proyectos, sin duda, mejoran nuestras tareas en nuestro día a día.
Trello, una de las herramientas más famosas del mercado actual, esta herramienta basada en tableros, es de gran ayuda para hacer el seguimiento de tareas, ya que permite trabajar varias personas en el mismo tablero y agregar comentarios en cada tarjeta, lo que ayuda a la fluidez del trabajo en equipo.
Jira es otra herramienta de gestión de proyectos que fue desarrollada por la empresa australiana Atlassian, la empresa matriz de Trello. El tablero de ambas herramientas funciona casi igual y su plan gratuito permite hasta 10 usuarios.
Otra herramienta similar es TeamWork, son bastante parecidas, una de sus peculiaridades es que podemos asignar una tarea privada, oculta al resto de empleados.
También podemos encontrar Wrike, que cuenta con flujos de trabajo personalizados como las anteriores y además proporciona automáticamente un informe en tiempo real, mostrando el progreso del proyecto.
Basecamp, es una plataforma de colaboración y gestión de proyectos que cuenta con un chat en tiempo real, un espacio de discusión informal donde se comparten ideas y se pueden escoger las más interesantes.
Asana está basada también en el sistema Kanban, similar a Trello. Una de sus características su línea de tiempo, que ayuda a crear el plan del proyecto y visualizar las diferentes piezas que lo componen.
Pero si lo que buscas es un programa de gestión de proyectos completo, que te facilite el trabajo y que te permita, mantener un registro de todo el progreso, tomar decisiones basadas en datos, con control de tiempo integrado dedicado en cada tarea y acceso desde cualquier dispositivo, estos Softwares integrales, probablemente no sean suficientes.
Para una completa gestión del talento digital, te recomendamos herramientas que suelen incluir todas las funcionalidades citadas y otras más específicas, a las que accedes a través de distintos planes, por ejemplo Bamboohr en EEUU, o teneatalent en España.
Cómo influye utilizar un software de gestión de proyectos, o no, a alcanzar los objetivos de tu empresa
Como hemos comentado anteriormente, la gestión de proyectos no es una tarea sencilla sin una buena organización.
Contar con un software para seguimiento de proyectos, no solo nos hace tener una visión más completa del proyecto, también nos ayuda a solucionar las dificultades que podemos encontrarnos durante el camino, para alcanzar de forma más rápida nuestros objetivos, ya que, mejoran la productividad del equipo y también la calidad de cada objetivo marcado para cada empleado.
Un software de evaluación de proyectos mejora la satisfacción de nuestro cliente y nos aporta una ventaja competitiva para aumentar la rentabilidad de nuestros proyectos.
¿Estás listo para tomar el camino hacia la mejora continua?
