Onboarding Digital: El plan de acogida de empleados en remoto

Actualmente, las empresas y la forma de trabajar se encuentran en continuos cambios, el trabajo en remoto parece que ha venido para quedarse y son muchas las organizaciones que están adaptando sus procesos a esta nueva realidad. Aprender a comunicarse con los trabajadores a través de nuevos recursos que ayuden a no perder las ventajas de la comunicación presencial se ha hecho prioritario.

En este proceso, uno de los puntos críticos para que la experiencia en remoto sume beneficios a la empresa en lugar de restar, es el plan de onboarding digital, que tiene la difícil misión de hacer sentir como en casa, y bienvenidas desde el primer día, a personas a las que probablemente no veremos en mucho tiempo, y con las que no podremos generar tan rápidamente lazos emocionales que los fidelicen.

En este post, te contamos todo lo que debes saber para sacarle el máximo provecho al onboarding en remoto, así como las ventajas de aprovechar la tecnología para contar con un onboarding digital efectivo que fidelice el talento y cree prescriptores de marca. ¡Vamos a ello!

Qué es el onboarding digital de empleados

A la pregunta onboarding digital qué es, lo resumimos como un proceso de acogida de las empresas que buscan cuidar la incorporación de los nuevos empleados en modalidades no presenciales, lo que conlleva variables particulares que no vemos en el onboarding presencial, y que debemos aprender a gestionar para ganar efectividad.

Ayudado de herramientas específicas, el objetivo del onboarding digital es que los nuevos trabajadores en remoto, se integren desde el primer día de una forma cercana a pesar de la distancia, se sientan rápidamente en un contexto preparado para ellos, donde son bien recibidos, minimizando la pérdida de la comunicación y sensación de seguridad que se da en un buen onboarding presencial.

Cómo podemos ver en el estudio que llevó a cabo Headway Executive Search, en España, un 75% de los profesionales no tienen un recuerdo muy bueno de los primeros días que comienzan en una nueva empresa.

Así, conociendo este dato, y más aún sabiendo que el teletrabajo llegó para quedarse ¿no crees que es el momento de ponerse manos a la obra con un plan de acogida de empresas en remoto? Si es que tu organización todavía no lo tiene, te ayudamos en este post.

Diferencia entre onboarding, inboarding y offboarding

Dentro del plan de acogida de empresas podemos hablar de tres términos que pueden sonar parecidos pero que a la vez son muy diferentes. Estos son onboarding, inboarding y offboarding.

  • Onboarding: El digital onboarding es el procedimiento que realizamos para darle la bienvenida al nuevo miembro de la compañía. Realizar una buena acogida a través del onboarding puede ser muy beneficioso tanto para la empresa como para el nuevo empleado, ya que, durante los primeros 45 días un 22% de los trabajadores abandonan su nuevo puesto de trabajo.
  • Inboarding: Es un plan de acción que se realiza dentro de la empresa para los empleados que ya están dentro del equipo para que puedan prosperar. Aquí, las organizaciones apuestan por el talento que ya tienen dentro. Por ejemplo: empresas que invierten en formación para sus empleados.
  • Offboarding: Consiste en la despedida de nuestros empleados. No solo es importante invertir tiempo en darles la bienvenida, decir adiós debidamente a un trabajador, puede ayudar a tener un buen feedback por su parte.

Las ventajas de hacer los procesos de onboarding digital

Apostar por un plan de acogida de empresas tiene grandes ventajas, entre ellas, que podemos recibir a un empleado desde una misma plataforma digital.

A continuación, enumeramos las principales ventajas que podemos obtener apostando por un onboarding digital de empleados en nuestra empresa:

  • Reducir tiempo en el trabajo administrativo y emplear este tiempo en otras tareas más productivas.
  • Disminuir cualquier riesgo de olvidar algún paso de bienvenida, por ejemplo, dar de alta a un empleado.
  • Integración desde cualquier lugar. Si trabajamos con empleados en remoto o freelance, el digital onboarding nos ayudará a romper esa distancia.
  • Los contenidos siempre estarán actualizados y también recogidos en una misma plataforma, evitando así, cualquier pérdida.
  • Acompañamiento del nuevo trabajador. Cuando acompañamos a los nuevos empleados podemos detectar posibles errores a mejorar por nuestra organización.
  • Compartir información con quien queramos. Desde la plataforma digital podremos saber quien chequea los documentos que compartimos o también ofrecer el acceso a dicha información.
  • Disposición de los documentos. Al poder acceder a estos documentos de forma digital desde una misma plataforma, podremos también actualizarlos de forma rápida.

Tras ver todas las ventajas que supone contar un onboarding de empleados, vamos a ver a continuación como impacta el onboarding digital en una empresa.

Cómo impacta el Onboarding o plan de acogida de nuevos empleados en una empresa

Un plan de acogida onboarding ayuda a los nuevos empleados a sentirse bienvenidos en sus primeros días de trabajo y, además, minimiza el tiempo que se emplea en hacer una nueva contratación.

Por ello, si nos preguntamos para qué sirve un plan de acogida, podemos decir que, uno de sus principales objetivos consiste en crear una buena relación con sus compañeros de trabajo y superiores en el menor tiempo posible, a la vez que, ayuda a disminuir malos entendidos generado una sana competencia y abandono de los nuevos miembros al equipo a corto plazo, ya que, un onboarding incentiva la integración natural y al mismo tiempo, hace que sea exitosa.

Ahora, si te estás preguntando cómo hacer un plan de acogida en tu empresa, para ayudarte en tu estrategia de reputación, convertir a los empleados en prescriptores de tu marca, y fidelizar talento, te dejamos a continuación un ejemplo de plan de acogida a nuevos empleados.

Al tratarse de procesos en remoto, necesitarás recursos que te permitan que esta práctica no pierda eficiencia con respecto al on-boarding presencia, como por ejemplo un software de onboarding digital.

A continuación, te contamos que beneficios le aportará a tu empresa hacer un buen onboarding digital de empleados a corto y largo plazo.

Beneficios de hacer un buen onboarding a corto plazo

  • Se disminuye la rotación de personal.
  • Una mejora del employer branding.
  • Mayor eficiencia y productividad de los empleados y de la empresa.
  • Mejor entorno laboral.

Cuáles son las fases del proceso de onboarding

Para poder hacer los mejores procesos de onboarding es fundamental conocer las fases que se deben realizar, desde el reclutamiento del nuevo empleado hasta la revisión de su primer año. ¿Cómo hacer un plan de acogida en una empresa?

1 Fase Onboarding: Pre-Onboarding durante la fase de reclutamiento

En esta primera fase se conoce cómo fue su reclutamiento, no solo para preparar las siguientes fases, también esta información puede utilizarse para implementar mejoras en futuras vacantes. Se refuerzan cuestiones sobre la cultura de la empresa y los objetivos del puesto.

Ya que, suele ser un momento en el que, el nuevo miembro del equipo, viene con mucha ilusión y ganas de empezar, pero también con grandes dudas, por lo que es clave tener una comunicación clara para poder resolver los próximos pasos.

2 Fase Onboarding: Primer día de trabajo

La bienvenida: que consiste en el contacto cara a cara con el nuevo miembro del equipo, o en el caso remoto, a través de videollamada, para establecer una relación inicial. En este momento, también es importante cerciorarse de que el empleado tenga todo listo para empezar (ordenador, móvil, silla, etc.

3 Fase Onboarding: Primera semana de trabajo

Esta etapa del onboarding digital, suele medirse durante la primera semana y su objetivo es asegurarse de que se hayan cumplido correctamente los modelos habituales del proceso. Como es, la Integración, el momento en el que conoce al equipo y los que serán sus compañeros.

Es importante que se integre en los grupos de comunicación interna de la empresa, como es el correo, grupos de trabajo, etc. Contar con un mentor le ayudará a apoyarse en alguien para conocer más rápidamente la empresa.

4 Fase Onboarding: Seguimiento a los 90 días

Durante esta etapa se miden los primeros 90 días de trabajo, el nuevo integrante de la compañía se habrá enfocado en integrarse con el equipo y aquí es importante que se detecte su adaptación y si tuvo algún inconveniente. En esta etapa de onboarding se comprueban las tareas que se encomendaron y cómo se llevaron a cabo.

5 Fase Onboarding: Seguimiento primer semestre

Esta fase podemos definirla como la última del onboarding y suele tener aproximadamente una duración de entre seis meses y un año, desde la fecha en la que comenzó (esto dependerá de cada organización).

Al margen del tiempo que se destine, el objetivo de esta fase es buscar mejoras para futuros miembros del equipo y la mejor forma es a través de la buena comunicación.

Así, cuanto más cuidados se sientan los empleados, mayor será su compromiso, su motivación y su productividad.

 

Cómo diseñar el plan de Onboarding Digital para empleados en remoto

Poner en marcha el onboarding digital puede llevar semanas, pero si contamos con un plan y herramientas online que nos ayuden a automatizar los procesos, aceleraremos la integración del nuevo miembro del equipo.

Con esto, tenemos que pensar que, si antes nos habíamos esforzado de forma presencial a dar la bienvenida al nuevo integrante de la organización, ahora, al planear el plan de acogida de empleados en remoto, tendremos que realizar mejores procesos de onboarding, cuidando cada detalle y paso que demos.

Pasos para el Onboarding digital de empleados en remoto

  • Mandar el welcome pack al nuevo trabajador a su domicilio.
  • Añadir al nuevo trabajador a nuestros canales de comunicación digital.
  • Reunión de bienvenida a través de herramientas de videollamada como pueden ser Skype o Zoom.
  • Organizar una metodología de trabajo en remoto, estableciendo objetivos, meetings online, etc.

A continuación, veremos que herramientas digitales pueden facilitarnos el proceso.

Herramientas para el Onboarding de empleados en remoto

  • Lista de tareas o checklists. Una de las herramientas más conocidas para crear este listado es Trello, ya que es sencilla e intuitiva. Con este listado también podremos saber si se han finalizado las tareas.
  • Herramientas y aplicaciones de onboarding. Existen herramientas que pueden ayudarnos a simplificar este proceso y a la vez que se convierta en un proceso divertido, como, por ejemplo, Talmundo, esta herramienta ayuda a que los nuevos miembros del equipo se sientan seguros.
  • Software de onboarding digital. Este tipo de sistemas te ayudan a unificar muchos procesos, como es el onboarding de empleados y su formación. Un ejemplo de esta integración completa sería el software de tenea talent Con este tipo de herramientas ayudaremos no solo al nuevo miembro, también, al equipo de RRHH, ya que ahorrará mucho tiempo en el proceso.
  • Firma electronica. Este tipo de herramientas nos ayudan a tener los documentos listos de forma más rápida y a la vez que, el nuevo empleado no tenga que venir físicamente a entregarlo.

Técnicas de Onboarding Digital de empleados 

Las técnicas o claves de un digital onboarding de empleados apuestan por el teambuilding ya que, estimulan el trabajo en equipo y favorecen la integración de los nuevos miembros del equipo. A continuación, las resumimos en los siguientes puntos:

  • El departamento de RRHH no tiene que ser el único implicado en el proceso de onboarding digital, es importante que el equipo y los managers estén también dentro.
  • Un feedback constante productivo durante el plan de acogida de empresas es bueno para generar una mayor confianza.
  • Contar con un software de onboarding digital nos ayudará a que el empleado sea más independiente y a reducir el proceso de su incorporación.
  • Los pequeños detalles marcan la diferencia y los regalos son una muestra de fidelización de los nuevos empleados, mejor si son detalles corporativos para que se sienta parte del equipo más rápidamente.
  • Comparte tu proceso de onboarding digital con los más veteranos, no olvides que el aprendizaje es un proceso continuo y que todos los miembros del equipo pueden beneficiarse de está nueva modalidad de onboarding digital, refrescando así, sus conocimientos sobre la empresa.

Las compañías más prestigiosas saben lo importante que es realizar y adaptar el proceso de onboarding digital a cada empleado que comienza en la compañía. Si tu empresa está optando por modelos de trabajo remotos o si lo que buscas es agilizar los procesos de RRHH y así, crear departamentos más productivos, una de las opciones más cómodas y efectivas es implantar herramientas y softwares online que te ayuden a simplificar el día a día de tus colaboradores para que se sientan parte de la empresa. ¿Ya lo haces? Cuéntanos cómo ha ido y cuales han sido los resultados.

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