En esta primera entrega del tutorial de RPA que he preparado para que puedas dar tus primeros pasos en hiper automatización de forma independiente, vamos a ver paso a paso cómo empezar a automatizar uno de tus procesos mediante tecnologías RPA de forma eficiente, para que tu proyecto o negocio se beneficie al máximo.
Si empiezas desde cero, te recomiendo leer primero el artículo anterior de qué es RPA y cómo funciona donde tratamos aspectos generales como qué procesos de negocio son más aptos para automatizar con RPA o qué debemos tener en cuenta antes de empezar a programar, conceptos que te servirán para sacar el máximo partido a este tutorial.
¿Empezamos?
Table of Contents
Paso 1 del tutorial: Conceptos básicos de RPA
Puede que te estés preguntando qué deberías automatizar y qué deberías dejar para trabajar de forma manual. También puede que tengas dudas con el tamaño o envergadura de un proceso concreto y te parezca que no puedes automatizarlo por completo. En algunas ocasiones no sabemos por dónde empezar. Pues bien, antes de nada, vamos a sintetizar algunos conceptos básicos para arrancar con RPA.
Seguramente ya tienes en mente algunos procesos repetitivos y tediosos que desearías que un robot hiciera por ti. Lo que debes responder para saber si esos procesos serían buenos candidatos son los siguientes puntos:
- ¿Mi proceso es propenso a fallos cuando se realiza de forma manual por un humano?
- ¿Tiene pautas bien definidas que no requieren improvisación y no son susceptibles de ambigüedades?
- ¿Maneja una gran cantidad de información, un gran volumen de datos?
- ¿Tiene pocas excepciones?
Si tu respuesta es afirmativa para al menos 3 de estos puntos, es muy probable que tu proceso sea un buen candidato para ser automatizado mediante herramientas de RPA. Llegado a ese punto, deberás escoger una de esas herramientas, puesto que existen un considerable número de ellas en el mercado.
Paso 2 del tutorial: Selecciona una herramienta de RPA
A la hora de escoger una herramienta RPA, lo primero que pensarás es cuánto va a costarte montar la plataforma. Las licencias de algunas herramientas RPA pueden suponer un esfuerzo para un pequeño negocio, pero no te alarmes: también existen soluciones de pago por uso; de forma análoga a otros tipos de SAAS, existe el RPA como servicio, opción a tener en cuenta en caso de tener un presupuesto menor.
Para poder escoger la herramienta que más te convenga, una vez tengas claro tu presupuesto, puedes ir ojeando las webs de los publicadores para ver qué puntos fuertes tiene cada uno. A continuación, vamos a enumerar algunos de ellos destacando sus pros y contras, para ayudarnos a tener una idea global:
BluePrism
PROs: Este producto, pese a tener una interfaz que puede recordarte a aplicaciones muy antiguas, es potente y está enfocado a una entrega rápida de servicio. Incorpora IA para mejorar la rapidez y eficiencia de los procesos. Al igual que UiPath, tiene opción de arrastrar y soltar y puede conectar varias plataformas.
Otras ventajas:
– Análisis predictivo
– Automatización asistida
– Extracción y gestión de almacenamiento de datos
– Notificaciones y supervisión en tiempo real
CONs: Al desarrollador puede parecerle demasiado “encorsetado”, es decir, las actividades del robot son como “cajas negras” donde no se puede personalizar nada prácticamente. Simplemente se permite definir las entradas y las salidas. La interfaz no es nada amigable. Las tarifas son elevadas y no existen ofertas gratuitas.
Algunos datos técnicos: Está construido sobre Microsoft .NET Framework. Puede automatizar cualquier aplicación y además también se puede integrar con cualquier plataforma (Windows, Java, etc.)
Automation Anywhere
PROs: Esta herramienta RPA de fácil uso está basada en la instalación web sin versión local, lo que hace honor a su nombre, ya que puedes acceder a ella desde cualquier dispositivo y plataforma. Al igual que UiPath, dispone de una Community Edition para poder explorar todo lo que ofrece junto a otros usuarios. Dispone de una oferta gratuita de 30 días de prueba.
CONs: Podríamos pedir a los desarrolladores de esta herramienta una interfaz más amigable para mejorar la experiencia del usuario. La gestión de parámetros podría ser a su vez más rápida e intuitiva. Muchos usuarios primerizos reportan la deficiencia de plantillas para comenzar, así como una documentación de landing más completa. Puntualmente, se han comentado problemas con las nuevas versiones o con las ejecuciones desatendidas. Asimismo, podríamos decir que el costo de la suscripción es bastante alto.
Algunos datos técnicos: Cuenta con utilidades OCR basadas en ML. También cuenta con herramientas analíticas e integración con sistemas heredados. Los bots sencillos son fáciles de desplegar. El despliegue de bots más complejos requiere C# y XML.
Microsoft Power Automate (antes Microsoft Flow)
PROs: Este software, además de permitirte crear bots de RPA, también puede utilizarse para automatizar tareas construyendo un flujo automatizado sin necesidad de saber programar. Puede grabar las interacciones manuales de un usuario para así reproducirlas posteriormente. Incorpora inteligencia artificial y está dotado de una interfaz guiada que permite crear bots sin código. Acceso 24/7 a Azure Cognitive Services y Bot Framework. Tiene una gran cantidad de plantillas más utilizadas y al estar basado en disparadores, permite crear cadenas de tareas sencillas para automatizar tareas.
CONs: Una vez pasamos a escenarios de flujo de trabajo más complejos, lo más probable es que se necesiten conocimientos del lenguaje de definición de flujo de trabajo (WDL) propietario de ‘Logic Apps’. Cuando vamos a implementar escenarios comerciales más complicados, nos encontramos rápidamente con una curva de aprendizaje bastante pronunciada, sobre todo si los conectores asumen que ya están colocados los JSON más adecuados.
Al ser un producto básico, no impone grandes exigencias a la infraestructura. Power Automate está incluido en la suscripción de Office 365 como una solución en la nube, pero debemos tener en cuenta que la cantidad de posibles instancias de flujo de trabajo es limitada.
Algunos datos técnicos: Microsoft Power Automate puede comunicarse con más de 275 orígenes de datos y con cualquier API. La propia compañía informa de que esta herramienta se alinea mejor con Microsoft Power Platform, la cual aglutina Power Automate, Power BI y PowerApps, combinando así su potencia.
WorkFusion
PROs: Esta herramienta de RPA es rápida, tiene una interfaz muy agradable para el programador y una curva de aprendizaje poco pronunciada. El coste de las licencias es bajo. Combina características de dos de las herramientas más potentes en RPA a la hora de capturar objetos HTML.
CONs: El coste de las licencias para OCR es alto. En cuanto a la documentación y los cursos que ofrece la empresa de este software, los usuarios reportan que son algo confusos. Además, cuando la herramienta alerta de errores, no es sencillo identificar cuáles son. Se echa en falta integración con herramientas de terceros.
Algunos datos técnicos: Su plataforma está basada en Groovy, que como sabes es un lenguaje de programación orientado a objetos sobre Java. La suite está formada por tres componentes: Studio, la interfaz que permite diseñar y programar los bots RPA; Control Tower, para gestionar su ejecución; y los propios bots.
UiPath
PROs: UiPath es la plataforma líder en RPA y por varios motivos. No en vano estamos hablando de la plataforma de automatización empresarial más sólida, mejor calificada y más adoptada del mercado.
• Su interfaz es muy amigable e intuitiva.
• Tiene la comunidad de usuarios más grande a nivel mundial, por lo que en su foro es prácticamente imposible no encontrar un topic cuando buscas información o soluciones a errores. Es una comunidad muy activa y muy útil para aclarar dudas, compartir problemas, etc. Además, UiPath ha asignado un equipo oficial para brindar asistencia a los usuarios de la comunidad a través de esta plataforma. Por otro lado, la documentación del producto es muy completa y posee una sección de aprendizaje (su sección de learning llamada Academy) que sirve tanto para iniciarse como para prepararse a las certificaciones más avanzadas.
• Periódicamente puedes conectarte a seminarios y charlas ofrecidas por expertos de UiPath, con acceso libre, y su sección de artículos de conocimientos de todo tipo en la Community es inmensa.
• Brinda seguridad mediante la administración de credenciales, permitiendo cifrado y controles de acceso según el rol.
• La automatización con esta herramienta es de ocho a diez veces más rápida también a través de Citrix.
• Proporciona una plataforma abierta.
• Puede manejar cualquier número de procesos independientemente de su complejidad.
• UiPath ofrece la edición comunitaria, que es totalmente gratis y puede ser la opción perfecta para para equipos pequeños o programadores autónomos.
• UiPath proporciona una gran cantidad de actividades que podemos reutilizar según nuestras necesidades simplemente cambiando las propiedades y los parámetros.
• Ofrece flexibilidad para crear actividades personalizadas según las necesidades de los usuarios.
• UiPath brinda la flexibilidad de usar un robot desatendido sin necesidad de Orchestrator.
• El componente orquestador de UiPath es una herramienta muy poderosa que, si se utiliza de manera efectiva, puede hacer que la administración y el monitoreo del robot sean muy fáciles y eficientes.
• Por supuesto incluye inteligencia artificial y múltiples herramientas de OCR.
• UiPath ha puesto en marcha la iniciativa Automation First, mediante la cual se construirán laboratorios de inmersión en todo el mundo, con instalaciones de demostración listas para usar. Estos laboratorios integran las tecnologías más punteras de su ecosistema de socios.
• UiPath ofrece con su programa de parthership varias ventajas: experiencia especializada con acceso exclusivo a ventas, preventa y capacitación técnica. Ser partner acredita con certificaciones reconocidas en la industria que generen confianza a los clientes y que a su vez demuestran que poseer una gran experiencia con el producto. Además, al hacerse socio UiPath, se cuenta con un acceso a documentación de mejores prácticas, la posibilidad de abrir de tickets de soporte, poder asistir a eventos específicos de socios y muchas otras herramientas de ventas y marketing. El acceso al producto crece a medida que se avanza en el programa de socios.
CONs:
• Se podría decir que la funcionalidad de codificación es limitada, aunque es cierto que algunas de sus actividades permiten programar con .net y #C, lo cual amplía su potencia de una forma muy significativa.
• Tras actualizar cualquier paquete, no podemos editar las propiedades.
• La concesión de licencias es un poco complicada, especialmente para pequeñas organizaciones o autónomos.
• Se necesita tiempo para acostumbrarse a su funcionamiento para empezar.
• A veces es difícil encontrar los localizadores de objetos utilizando UiPath, especialmente en plataformas heredadas.
• A algunos usuarios les parece que la vista de secuencia no es la esperada y que debe cambiarse para que sea fácil de usar.
Algunos datos técnicos: Funciona con todas las tecnologías de otros proveedores, como Java, SAP, Microsoft, Oracle, etc. Un aspecto muy importante de UiPath es la escalabilidad: es extensible y modulable. Además, permite desarrollar tanto en entorno Cloud como de modo on-premise.
Paso 3 del tutorial RPA: Identifica el proceso a automatizar
Una vez tenemos clara la herramienta RPA a utilizar, podremos instalarla y preparar nuestra plataforma RPA. Ahora sí podemos empezar a dar forma a nuestro proceso automatizado.
Al inicio de este artículo, señalamos algunos aspectos clave para saber si ese proceso manual en el que hemos pensado como candidato a automatizar con un bot RPA es realmente un buen candidato. Pueden ser procesos que has identificado tú o bien puedes preguntar a tus compañeros y colegas qué tareas les gustaría que hiciera un bot. Hay muchos procesos de negocio completos que pueden automatizarse, pero también pueden ser tareas discretas. Algunos ejemplos pueden ser:
• Gestiones de facturación
• Tareas contables
• Atención y soporte al cliente
• Servicios de postventa
• Gestión de nóminas
En general, se podría decir que en compañías o departamentos del sector económico existen muchos procesos de negocio que son muy buenos candidatos para ser automatizados mediante RPA. En estos casos como en el resto, será esencial realizar en primer lugar un análisis para conocer dónde la automatización producirá un mayor valor, y más adelante, cuando comiencen las pruebas del proceso y se comprueben los tiempos de ejecución y las veces que se ejecuta el mismo al día, semana, mes, etc., se podrá calcular el ROI que supone para nuestro proyecto. En ese momento, los beneficios del RPA quedarán claramente demostrados.
Paso 4 del tutorial RPA: Diseña el flujo de trabajo
El proceso que queremos automatizar puede ser sencillo o complejo. Puede ser pequeño o muy grande. Si bien es cierto que los procesos grandes y complejos podrían llevar más horas de desarrollo y necesitar un desarrollador con más experiencia, prácticamente no hay nada que no podamos diseñar con las herramientas RPA disponibles en el mercado.
Debemos intentar que el diagrama del proceso, a nivel funcional, sea lo más sencillo y claro posible. Para ello, vamos a empezar identificando las etapas más significativas del mismo, las más críticas o más importantes.
Para hacer el primer borrador de tu diagrama, puedes servirte de los símbolos estandarizados a tal fin:
• Rectángulo: indica una etapa del proceso a través de acciones indudables.
• Flechas: útiles para marcar la dirección de todos los elementos del flujo.
• Rombo: indica una división o decisión y tendrá al menos dos opciones como salida: sí y no. Esta decisión definirá la dirección de las siguientes etapas.
• Óvalo: para indicar el inicio y el final del diagrama de flujo de proceso.
Pide opiniones de tu borrador y mejóralo hasta sentirte cómodo/a y seguro/a. En ese momento, traza tu diagrama completándolo y asignando roles a cada etapa si lo ves necesario.
En diagramas enfocados a procesos RPA, aconsejamos anotar en una tabla a un margen la lista de excepciones que hemos previsto que podrá producirse, es decir, las excepciones de negocio, aquellas que el bot no reintentará. Normalmente este tipo de excepciones se deben a la indisponibilidad de los datos que necesita el bot para comenzar a trabajar, o situaciones provocadas por un usuario humano que no le permiten completar las tareas programadas. Es muy útil asignar números a esas excepciones e indicarlas en el diagrama de flujo para saber en qué momento del proceso pueden producirse.
Este diagrama funcional podrá ser traducido a un nivel más bajo a modo de documento técnico para el desarrollador, el cual ya tendrá a su alcance la información claramente organizada del proceso de negocio que debe programar y podrá comenzar a dar forma al bot RPA.
Con esto concluye la primera parte del tutorial RPA, continuaremos con una segunda y última para que tengáis todos los conocimientos básicos acerca de RPA.
