APO I El éxito de la administración por objetivos en una empresa

Los objetivos son aquellos resultados que nos proponemos conseguir en un periodo de tiempo determinado, de forma individual o colectiva, y cuyo logro no solo repercute en beneficios para la empresa sino para la motivación del equipo y la fidelización de las personas.

La correcta definición de los objetivos y de las metodologías adecuadas para alcanzarlos estimula la integración entre equipos, crea sentimiento de pertenencia y fomenta una cultura corporativa orientada al logro. Para mejorar esta gestión surge la metodología de trabajo APO (administración por objetivos)  en la que cual se mide el rendimiento de los empleados y la productividad de la empresa a través de metas definidas previamente.

Hoy te traemos una guía con información clave, que si estás pensando en implantar un sistema de gestión por objetivos en tu empresa y quieres saber cómo gestionarlo de forma sencilla pero planificada, te será de gran utilidad.

Qué es APO (administración por objetivos)

La gestión por objetivos surgió en Estados Unidos durante la década de 1950, en un momento en que la empresa privada norteamericana se encontraba bajo gran presión. Los empresarios sufrían pérdidas y las técnicas de organización, por presión, no mejoraban la situación.

En 1954 Peter F. Drucker crea la APO (administración por objetivos) o también conocida como, administración por resultados, encontrando así la manera de mejorar los resultados estableciendo una hoja de ruta con base en el objetivo final que, a su vez, se fundamenta en la consecución de pequeños logros.

Digamos que la APO se considera un modelo de estrategia empresarial basado en la administración por objetivos del capital humano.

¿En que consiste la administración por objetivos? La APO es una búsqueda constante de estrategias, una técnica de planes de esfuerzos para alcanzar resultados.

A la pregunta,” la administración por objetivos qué es”, lo definimos como un proceso en el cual todas las partes implicadas de la empresa y/o equipos de trabajo, identifican y organizan objetivos comunes, analizando el resultado final.

Características de la administración por objetivos (APO)

El trabajo por objetivos se apoya en las siguientes características:

• Los objetivos y necesidades de la empresa están alineados con la estrategia corporativa, así todas las áreas y departamentos vuelcan sus esfuerzos hacia una dirección común.
• Los objetivos se establecen de forma piramidal para que el reparto de los mismos se realice según tipo de perfil, responsabilidad y jerarquía.
• La administración por objetivos fomenta la acción individual de las diferentes áreas de la empresa con objetivos comunes.
• Los objetivos de este tipo de gestión son de propósitos a corto y medio plazo con fecha independiente por objetivo.
• La APO une a todas las personas que componen una empresa.
• El control por objetivos se basa en el feedback de los grupos de trabajo en los que se aprueba el trabajo realizado o se aportan las correcciones del mismo.
• La APO incentiva el compromiso de la empresa, colaborando con otros equipos o sectores de la compañía.

Ventajas y desventajas de la APO o gestión por objetivos

La administración por objetivos incluye a todas las personas y componentes de una empresa. Esto puede repercutir tanto de forma positiva como negativa. Para minimizar los puntos débiles y así beneficiarse de los múltiples beneficios que aporta este tipo de gestión, la dirección permanece siempre activa en la búsqueda y desarrollo de los objetivos. En este punto es de gran ayuda que los altos cargos conozcan cuáles son los procedimientos y requerimientos de cada departamento.

A continuación, exponemos las ventajas y las desventajas de la APO.

Ventajas de la administración por objetivos

• La APO mejora el rendimiento de los empleados, ya que el trabajo a desempeñar por cada uno de ellos está planificado de forma organizada teniendo en cuenta los plazos de entrega y los objetivos a alcanzar.
• La empresa toma una mayor consciencia de cuáles son los puntos fuertes de sus empleados y qué pueden aportar a la organización.
• Los trabajadores conocen mejor las metas de la compañía y saben qué espera la dirección de su rendimiento a través de los objetivos a corto y medio plazo.
• Alcanzar los objetivos alimenta el crecimiento profesional del equipo humano de la empresa ya que, para ello, se ha centrado en capacitarse y obtener experiencia en una línea clara y definida.
• Aumenta el sentimiento de pertenencia de los empleados al formar parte de un equipo del cual pueden enriquecerse y aprender.
• En una administración de objetivos eficaz predomina la buena comunicación, esto influye de manera positiva en las relaciones personales y la retroalimentación.
• Ayuda a identificar puntos débiles y responder frente a ellos de forma más rápida.
• Optimización del uso de recursos físicos: En el marco de la Administración por Objetivos, la gestión eficiente de los recursos es clave para lograr las metas empresariales. Un aspecto fundamental de esta gestión es la adecuada utilización de los espacios de trabajo. Implementar un sistema de reserva de espacios de oficinas permite a las organizaciones optimizar el uso de sus instalaciones, asegurando que los empleados tengan acceso a los recursos que necesitan en el momento adecuado. Además, facilita la adopción de modelos de trabajo híbrido, promoviendo la flexibilidad y aumentando la productividad. Herramientas como las ofrecidas por Ofimood permiten gestionar puestos de trabajo de manera eficaz, alineando el uso de estos recursos con los objetivos estratégicos de la empresa.

Desventajas de la administración por objetivos

• Puede resultar difícil instruir la filosofía de administración por objetivos a empleados que presenten reticencia a trabajar bajo este tipo de gestión.
• Al ser un modelo de gestión en el que los diferentes departamentos se respaldan unos a otros, puede surgir una dinámica en la que no esté tan clara quién es la autoridad.
• El proceso de evaluación del rendimiento puede resultar injusto si solo planteamos los objetivos. Para conocer de forma precisa las diferentes variables que influyen en el proceso de lograr un objetivo específico por parte de un empleado se recomienda contar con un software de supervisión empleados con el que obtener datos sobre las tareas, actividades y tiempo invertido.
• Se pueden encontrar limitaciones en la definición de los objetivos y las metas para llevarlos a cabo.

Fases de la administración por objetivos

Si definimos la administración por objetivos en fases, observamos que es un proceso cíclico, donde podemos dar soluciones y ajustar cada periodo, todo esto a través de los resultados que vamos generando en cada paso.

La APO se forma a través de la planificación, la cual lleva a fijar las metas, y tras este paso, se planean las acciones siguientes. Digamos que la administración por objetivos define el papel de cada componente de la empresa y cada persona es responsable de alcanzar sus objetivos.

Limitaciones y errores en la APO

• Tiempo. La gestión por objetivos es un desarrollo que requiere tiempo de organización y planificación.
• Limitaciones. En cualquier gestión empresarial es de gran ayuda ser consciente tanto del potencial como, especialmente, de las limitaciones. Tomar responsabilidades que no podemos asumir deriva en consecuencias que podemos evitar planeando los objetivos según nuestras capacidades.
• Objetivos factibles. En muchos de los casos la empresa puede asumir los objetivos que se plantean gracias a la capacitación de su equipo humano, aún así, un objetivo no es factible a menos que se tengan en cuenta en la definición los tiempos de producción, los recursos y el equipo disponible.
• Coordinación. Si los objetivos no están claros podemos encontrarnos con situaciones de descoordinación entre el trabajador, dirección y los diferentes departamentos.
• Objetivos de conflicto.  La comunicación es esencial para evitar objetivos de conflictos entre diferentes áreas de la empresa. Por ejemplo, el departamento de ventas puede requerir un precio menor y el departamento de producción puede tener una perspectiva diferente. La filosofía APO aboga por trabajar bajo una misión y objetivo común.

Cómo aplicar la APO o gestión por objetivos en una empresa 

Peter Drucker ha desarrollado 5 pasos para implementar el sistema de la gestión por objetivos.

1. Determinar o revisar los objetivos organizacionales: Cuando hablamos del punto de partida de una organización nos referimos a la definición de los puntos estratégicos. Si estos no están definidos, no podremos realizar los pasos siguientes. Estos objetivos tienen que ir en consonancia con la misión y la visión de la empresa.
2. Traducir los objetivos organizacionales a los empleados: Si queremos establecer objetivos en la compañía, estos tienen que ser traducidos a nivel del trabajador. Peter Drucker habla de Objetivos SMART, un acrónimo que significa: específico, medible, aceptable, realista y limitado en el tiempo. Un factor clave en la Administración por Objetivos, es el elemento aceptable, ya que hablamos de un acuerdo entre todas las partes.
3. Estimular la participación de los empleados en la determinación de los objetivos: Los objetivos se comparten con todas las áreas de la empresa para que todos comprendan por qué se esperan resultados de ellos. Esto hace que aumente la implicación de los trabajadores y su compromiso, ya que, no solo son conscientes de la importancia de su rol, también, estarán informados en todo momento de cualquier cambio dentro de la compañía.
4. Monitorear el progreso: Ya que los objetivos son medibles, la detección de cualquier problema debe ser rápida. Muchas veces pueden surgir obstáculos y estas situaciones deben ser supervisadas. Cada objetivo tiene objetivos más pequeños y se tienen que respaldar en pequeños pasos por parte de la dirección.
5. Evaluar y premiar logros: La administración por objetivos se ha proyectado para optimizar el rendimiento de la compañía. Los trabajadores son evaluados y también recompensados al conseguir sus objetivos. La APO consiste en el por qué, cuándo y cómo se pueden lograr los objetivos.

“El liderazgo no tiene otra opción que anticiparse al futuro y tratar de remodelarlo.” Peter F. Drucker

Ejemplos de gestión por objetivos (APO) en empresas

Existen dos modelos de la gestión por objetivos APO. Los definimos a continuación:

El modelo APO según Humble que busca comprender las necesidades de la empresa para alcanzar sus objetivos y desarrollarse. Este estilo de gerencia es minucioso, pero a la vez también es inspirador.

El modelo APO según Odiorne está basado en siete fases, en el que tanto dirección como los empleados definen conjuntamente los objetivos y seguidamente definen las metas de cada individuo y lo que se espera de ellos para poder así, evaluar la contribución de los mismos.

La administración por objetivos se puede realizar desde los diferentes departamentos de una empresa.

Recursos Humanos

Este departamento organiza el plan según los principios de la compañía para poder transmitirlo al resto de los componentes. Siempre fieles a la filosofía de la organización y supervisado por un encargado.

Es recomendable la integración de todos los departamentos con la apertura de todas las ideas posibles para poder implementar los objetivos.

Ventas

El departamento de ventas puede delimitar objetivos específicos para las ventas. Como predecir la facturación de la empresa y así, compartir las metas con los demás departamentos para que estos consideren los objetivos.

Marketing

El departamento de marketing puede aplicar objetivos de medidas de crecimiento en las cuentas que se gestionan dentro de la compañía, como alcanzar nuevos seguidores.

Una vez definidas las metas se plantean los objetivos a corto plazo y se reparten entre el equipo. Así, cada integrante puede aportar ideas y sugerencias sobre qué puede hacer el departamento como conjunto para alcanzar el objetivo final.

La APO ayuda a superar problemas administrativos y profesionales de una compañía. Ya que, realizándolo de forma correcta se pueden conseguir grandes resultados y un esfuerzo común de todos los componentes.

Muchas empresas se apoyan en herramientas para gestionar sus equipos, especialmente en los últimos años impulsadas por el auge del teletrabajo. En el mercado, podemos encontrar desde herramientas para planificar y asignar tareas hasta sistema de gestión por objetivos que suman, a esta funcionalidad, la posibilidad de medir el rendimiento de cada tarea, actividad y objetivo, visualizando el tiempo dedicado por departamento y empleado.

¿Quieres ayudar a que tus empleados alcancen su máximo potencial?