Las empresas se encuentran en el paradigma de maximizar el control de sus actividades realizándolas de forma interna u optar por una descentralización de todos los pasos de su cadena de valor como escenario ideal. No siempre es una opción u otra, ya que las compañías realizan internamente parte de sus actividades y externalizan otras.
Seguir unas pequeñas pautas puede ser de ayuda para alcanzar un correcto equilibrio.
Alcance de la externalización
En esta fase se debe determinar el criterio por el cual analizaremos los procesos o actividades que se realizarán de forma interna y cuáles no. Un criterio a utilizar puede ser delimitar por su core business, bajo un prima de rentabilidad o simplemente ver qué hace la competencia.
Lo siguiente a tener en cuenta es cuánto nos va a costar. Internamente, hay que valorar varios costes; los salarios, el coste y amortización de los equipamientos necesarios, al alquiler de edificios, el coste de funcionamiento y de los materiales necesarios para realizar las distintas tareas, además del management de esas personas.
Para tomar una decisión final, más allá de tener en cuenta el ahorro, se debe examinar el riesgo potencial. Dentro de este último factor existen unos puntos clave a tener en cuenta: la competencia y la solidez financiera. Dentro de la primera, saber de quién depende la empresa candidata o para qué otras compañías trabajan nos puede salvar de decepciones futuras. Si colabora con la competencia y en un futuro la entidad proveedora es comprada podemos tener problemas. En cuanto a la solidez financiera, externalizar parte de nuestra actividad a una empresa que puede quebrar en un futuro próximo también nos supondría dificultades.
Fase contractual
Cuando se externaliza se debe documentar de forma rigurosa, aclarando bien el alcance del acuerdo. Para hacerlo nos regimos por Service Level Agreement (SLA) monitorizados a través de Key Performance Indicator (KPI) y potenciales penalidades. Es importante definir unos KPIs útiles, cercanos a la operativa de la actividad y fáciles de medir para compartir resultados y riesgos. Éstos no deben buscar la penalización económica, ya que normalmente el objetivo de las penalidades no es aplicarlas, sino disuadir del incumplimiento de lo pactado entre ambas partes disponiendo de suficientes argumentos para forzar
Outsourcing
En cuanto a outsourcing existe la posibilidad de subrogar, en algunos casos porque lo exige la Ley y en otros por practicidad. El momento en el que se hace la transición también es fundamental. No podemos cambiar un proveedor importante en un momento de máxima actividad de la relación. Cuando tenemos el plan implementado se ha de comprobar que funciona y que lo hace bien. Para ello es necesario un responsable. Generalmente el que era responsable de la producción en interno asume el papel de interlocutor con la empresa externa. Esta persona verificará el cumplimento de los SLA siguiendo la evolución de los KPI.
En muchas ocasiones, ya sea por comodidad, por falta de recursos propios o por rentabilidad, el outsourcing es una de las fórmulas más apropiadas para el correcto funcionamiento de una compañía. Analizar qué estamos haciendo, qué podríamos delegar, si queremos externalizar en el país de origen o en el extranjero… son pasos necesarios para el éxito.
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